회의록 예시 - hoeuilog yesi

회사생활에서 부서를 가리지 않고 공통으로 하는 행동 중에 하나가 회의이다. 누구나 회의에 참석하고 그에 따라서 업무를 수행하게 된다. 회의는 업무의 시작과 끝을 담당하고 있다. 

회의는 안건을 주제로 참석자들의 의견을 나누고 결정과 동의를 구하는 과정이다. 그 과정을 기록하고 보존하는 것이 회의록이다. 이번에는 이 회의록을 작성하는 회의록작성법에 대해서 글을 써보려 한다. 

회의록작성법을 보기 전에 회의 목적을 알아야 한다. 그에 따라서 양식이 달라지기 때문이다. 보통 회의의 목적은 4가지로 압축할 수 있다. 

1. 정보공유 : 상호교류 촉진 및 협동심을 고취 
2. 의사결정 : 문제해결방안을 모색하고 중요한 사안에 관하여 결정 
3. 계획 입안 : 필요한 계획이나 일정을 기획하고 정리 
4. 아이디어 도출 : 발상의 전환을 통한 개선 및 혁신을 도모

이런 회의의 목적에 따라서 회의록은 달라지게 된다. 그리고 이런 회의들의 증거자료로 회의록이 쓰인다. 

1. 회의록 종류 

위 4가지 회의 목적에 따라 회의록에는 정보교류를 위한 회의록과 문제 해결을 위한 회의록으로 분류할 수 있다. 

• 정보교유를 위한 회의록 
  • 부서 내 미팅
  • 정례회의
  • 사내 전체 회의
  • 부분별 회의
  • 계급별 회의 
• 문제 해결을 위한 회의록
  • 영업회의
  • 신상품 개발 회의
  • 프로젝트 회의
  • 판매계획 검토 회의
  • 기획 회의 

2. 회의록 구성요소 

회의록 양식에 꼭 들어가야 하는 요소들을 적어봤다. 몇 가지는 회의의 종류나 방법에 따라서 더 추가하거나 빼도 된다.

• 회의 제목, 날짜, 시간, 장소
• 참석자 명단 ( and 불참자, 불참사유)
• 전 회의록 승인 내용
• 주요 안건
• 회의 내용
• 채택 사항과 유보사항
• 향후 일정 (다음 회의 날짜, 장소, 계획) 
• 수신처란(타 부서 배포가 필요한 경우)

※ 회의록 양식 :

업무회의록 양식(샘플).xlsx

0.01MB

3. 회의록 작성법 

 회의록 작성법 양식을 보면 간단명료하게 작성되어야 함을 알 수 있다. ISO 양식을 봐도 한 페이지 안에 담아서 결제를 받을 수 있게 되어 있는데 요즘은 회사에서 안건에 대한 내용을 기록하는 것에 그치지 않고 회의상에 있었던 모든 일을 기록하는 방법을 채택하고 있다. 이러한 이유는 발언 건 분쟁 또는 법적인 시시비비로 인한 책임 소지를 판별할 수 있는 척도가 되기 때문이다.  그래서 만약 ISO 서류를 사용하는 회의록 이면 그건 따로 작성하고 본 회의는 녹음과 회의록 속기를 통해 회의록을 남겨놓기를 추천한다. (Tip. 회의록은 구글 문서를 사용한다면 저장에 대한 부담 없이 사용할 수 있다)

회의록 작성법은 예스폼이나 회사별 맞춤 양식을 작성해서 사용하면 되는데 향후 논쟁이 되는 부분에 대해서 설명해본다. 

• 참석자
  • 회의에 참석한 사람과 불참한 인원의 명단을 기재하는 항목
  • 참석인원을 정확히 작성하여 후일 회의에 참석 여부에 관하여 논쟁이 생기지 않도록 해야 한다. 
• 주요 안건
  • 핵심 안건을 기재하는데 여러 안건이 있으면 모두 기록한다. 
• 참석자 의견 
  • 일목요연하게 적되 페이지가 모자라면 별지를 사용하거나 해당 칸을 확장해서 사용한다. 
• 채택 사항 (위 사진에서는 의결사항에 쓴다)
  • 회의를 통해서 확정된 사항과 향후 진행 일정을 함께 기재하여 스케줄을 계획할 할 수 있도록 한다. 
  • 페이지가 모자라면 별지를 사용하거나 해당 칸을 확장해서 사용한다. 
• 유보사항 (위 사진에서는 참고사항에 쓴다)
  • 회의를 통하여 논의되었지만 검토가 더 필요하거나 채택되지 않은 안건에 관하여 유보된 사유와 함께 작성한다. 채택 사항과 유보사항을 잘 체크하여 시행착오를 줄일 수 있도록 해야 한다. 
• 서명
  • 내부 회의라면 서명은 선택사항이지만 
  • 외부업체와의 회의라면 서명을 해두는 것이 좋다. (법적 효력이 생긴다)

위 양식은 회사 보관용으로 사용하면 좋을 것 같다. 먼저 말했듯 요즘에는 모든 내용을 녹취하거나 적어서 회의의 법적인 책임 소지를 판별하는 척도가 되기 대문에 아래처럼 구글 문서에 모두 적는다. 

더보기

회의명 : 00000 

참가자 : A 부장, B 과장, C 대리

날짜 : 00. 00. 00. 

장소 : 000 사무실 

A 부장 : ------------------------------

B 과장 : ------------------------------- 

C 대리 : ------------------------------ 

※회의 때 발언한 내용을 모두 적는다. 

이때 적는 사람들은 1명에서 2명 정도 같이 기록하면 편하다. 그리고 녹음할 경우에는 참석자의 동의를 얻어 녹음한다. 

4. 회의 준비와 마무리 

회의 시작 전에는 회의 참가자에게 회의 개최 통지를 한다. 통지할 때는 날짜, 구성원, 준비자료에 대한 내용을 포함한다. 그리고 구성원과 목적에 맞는 회의실을 예약하고 해당 날짜가 된다면 다과를 준비한다. 회의의 마무리는 서명이나 회의 안건에 대해서 다시 한번 공유하고 이를 메일로 공유해서 누락이 없도록 한다. 메일로 보내는 것은 향후 법적 증거자료가 될 수 있다.

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독보적인 마인드맵 회의록 작성법!

매일 사무실에서 중요한 회의가 열리고 수많은 의사결정이 이뤄지며 회사나 개인의 운명을 바꿀 수도 있습니다. 회의에서 중요한 일들이 이뤄지는 만큼 회의록은 무척 중요합니다. 회의록은 회의에서 무엇을 논의하고 결정했는지, 어떻게 진행해야 하는지, 누가 언제 진행할지를 기록한 문서입니다. 이 포스팅에서는 회의록이 무엇인지, 왜 중요한지, 회의록에 어떤 것들을 포함해서 작성하고 주의할 점이 무엇인지 설명하고, 실제로 사용하는 회의록 양식을 예시로 보여 드리겠습니다.

• 1부: 효과적인 회의록이란?
• 2부: 회의록 중요성
• 3부: 회의록 필수 구성요소 및 작성법
• 4부: 회의록 양식 예시

1부: 효과적인 회의록이란?

회의를 참석해서 이것저것 써두었지만 나중에 다시 찾아보면 낙서가 더 많았거나 너무 짧은 메모 형태로만 적어서 이해하기 어려운 적이 있었을 겁니다. 결국 회의에서 중요한 정보를 놓쳤다는 것을 깨닫습니다. 효과적인 회의록은 회의 목적과 합의된 결과를 일목요연하게 작성한 의사록이며 나중에 다시 참조할 수 있고 후속 조치를 위해 활용할 수 있는 기록물입니다. 중요한 정보를 빠트리지 않고 명확하게 요점으로 작성하고 회의 끝난 후 회의록을 공유해야 합니다.

2부: 회의록 중요성

회의록을 작성하기가 귀찮고 많은 시간이 들어간다고 생각할 수 있겠지만 실제로 회의록은 시간과 비용을 많이 절약해줍니다. 회의록은 회의에서 논의되고 합의된 내용을 기록하고 공유한 것이기 때문에 동료들과 함께 동일한 기억과 아이디어를 가지게 되기 때문에 나중에 혼선이 생기는 걸 방지하고 문제가 발생하더라도 빠르게 대응할 수 있습니다. 모든 사람이 언제까지 무엇을 하는지가 적혀 있기 때문에 효과적인 협업할 수 있도록 도와줍니다.

회의록을 제대로 작성하지 않는다면, 회의 중 합의한 내용에 대해 서로 다르게 기억하고 있는 경우가 발생 시 다시 회의를 할 수밖에 없는 상황이 펼쳐집니다. 결국 불필요한 시간과 비용이 소모됩니다. 따라서 회의록은 팀을 위한 중요한 자원이며 회사 전체에 정보를 공유하고 전파하는 데 필수적인 수단입니다. 그러므로 회의록을 작성하는 습관을 들인다면 더욱 효율적으로 프로페셔널하게 일할 수 있습니다.

3부: 회의록 필수 구성요소 및 작성법

회의록을 작성할 때 다양한 정보를 작성해야 합니다. 효과적인 회의록을 쓰기 위해서 포함되어야 하는 요소를 살펴보면서 회의록 작성법을 배워보겠습니다.

• 회의 날짜, 시간, 장소

간단한 정보지만 업무 시점 기준을 제공하기에 필수적으로 작성해야 합니다. 회의가 언제 일어났고, 무엇을 했는지, 어떤 것이 미해결 상태인지를 이해할 수 있습니다.

• 참석자 (소속, 이름)

회의 참석 명단과 실제로 회의에 참석한 사람을 작성합니다. 어떤 사람들이 모여서 의사결정했는지 알 수 있습니다.

• 회의 목적

회의가 소집된 이유와 달성하려는 목표를 명확하게 작성합니다. 회의에 참석할 수 없었던 사람들과 이 회의의 결과를 보고 결정을 내려야 하는 사람에게 유용한 정보가 될 것입니다.

• 의제사항, 결과와 그 이유

각 의제 항목을 적고 결과와 그 이유를 작성합니다. 논의하는 대화를 그대로 기록하지 않아야 합니다. 의사결정 히스토리로서 기록하는 것일 뿐 속기록이 아닌 점 명심하세요.

• 차후 수행해야 할 업무, 마감일, 담당자

의사결정사항에 따른 수행할 업무 항목을 적고 각 업무를 담당하는 사람을 적고 언제까지 완료해야 하는지 마감일을 작성합니다. 효율적으로 협업을 해야 하는 일인만큼 나중에 혼선이 생기지 않도록 정확하게 작성해야 합니다. 

위의 구성요소가 회의록 개요나 다름이 없습니다. 회의 가기 전에 미리 구성요소를 적어두고 회의 중에 관련 내용을 간략하게 작성할 수 있게 준비하는 것이 좋습니다. 중요한 내용을 빠트리지 않고 요점만 간략하게 작성해야 하는 점 잊지 마세요.

4부: 회의록 양식 예시

회의록이 무엇이고, 왜 중요한지, 그리고 회의록 작성법까지 모두 알아봤습니다. 회의록구성요소가 포함해서 명확하게 작성하면 되지만, 함께 공유하는 기록물인만큼 깔끔하고 효과적인 회의록 양식을 활용하는 것이 좋습니다. 몇 가지 소개해드리겠습니다.

1) 일반 회의록 양식

줄글 형태로 작성하는 것이 가장 일반적입니다.

표로 정리해서 회의록을 작성하면 더욱 깔끔하게 기록할 수 있습니다.

※ 이미지 출처: Microsoft Office

2) 마인드맵 회의록 양식

회의에 집중하면서 완전한 글을 쓰는 건 쉽지 않습니다. 회의가 끝나고 회의록 마무리한후 공유해야 합니다. 이를 쉽게 하려면 마인드맵을 활용하는 게 좋습니다. 두뇌에 시각적 연관성을 제공함으로써 새로운 정보를 저장하고 오랫동안 기억하는 데에 도움되기 때문에 회의록을 작성하기가 수월합니다. 마인드맵으로 작성 완료한 후 상단에 있는 [홈] > [아웃라인 모드]를 누르면 문서화되며, MS Office, PDF 등 문서로 저장할 수 있고 소셜미디어를 통해 바로 동료들에게 공유할 수 있습니다.

회의록뿐만 아니라EdrawMind(이드로우 마인드) 프로그램을 사용하면 언제 어디서나 아이디어를 기록하고 시각화 할 수 있습니다. 윈도우와 맥에서 모두 이용할 수 있고, 33개 테마 양식과 간트차트, 피쉬본, 타임라인을 포함한 22가지 마인드맵 그리기 템플릿을 제공하기 때문에 활용도가 높습니다. XMind, MindManager, PDF, 사진, 웹사이트 등에서 파일을 가져오거나 내보낼 수 있고, 소셜미디어에 바로 공유할 수도 있습니다.

또한 전세계 사용자들이 직접 만든 다양한 마인드맵을 공유하는 마인드맵 커뮤니티에서 아이디어 영감을 얻을 뿐만 아니라 적합한 마인드맵을 찾아 복사하여 편집할 수 있습니다. 공식 홈페이지에서 EdrawMind 프로그램을 다운로드 받을 수 있습니다.

EdrawMind: 복잡한 생각을 정리해주는 마인드맵 툴

• 윈도우, 맥 운영체제 모두 지원.
• 33개 테마 양식, 그리고 700개의 클립아트 지원.
• 간트차트, 조직도, 피쉬본, 타임 라인 등 22가지 마인드맵 유형.
• 글로벌 사용자들이 서로 마인드맵을 공유하는 EdrawMind 커뮤니티.
• 강력한 호환성, MS Office, Visio, PDF, JPG 등 형식.

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