행정업무를 하다보면 간혹 어떤 사업을 신청한다던지, 무언가와 관련된 명단을 제출해야하는 경우가 있습니다. 공문을 살펴보면 '신청 안내',
'제출 방법', '행정 사항' 등의 용어로 자료집계시스템을 이용하라고 안내되어 있는데 신규교사나 자료집계를 처음해보는 선생님들의 경우 이게 대체 무슨 말인지 알 수가 없어요... 저도 처음할 때, 분명 결재를 올렸는데 제출이 안 됐다고 재촉하는 전화를 받은 적도 있고요.
지금부터 자료집계를 완벽하게 제출하는 방법을 알아보겠습니다.
먼저, 이렇게 기관에서 제출 요청이 들어온 경우, 해당되는 서류를 제출하는 방법은 두가지가 있습니다. 하나는 자료집계이고 하나는 메모보고인데요. 메모보고는 자료집계를 간소화한 과정이라고 생각하시면 쉬워요. 이건 뒤에 더 자세히 설명 드릴게요.
자료집계를 제출해야하는 경우 에듀파인에서 ①[업무관리]-[자료집계]로 접속해주세요. 자료집계는 크게 집계자료와 제출자료 두 메뉴로 나뉘어져 있습니다. 집계자료의 경우 내가 지접 자료집계를 열어야할 때 사용합니다. 특수교육지원센터에 근무하시는 선생님들은 이 탭을 사용하는 빈도가 더 높을 거예요. 하지만 학급에서 근무하는 선생님들은 이 부분은 거의 사용할 일이 없으니 그냥 이런게 있구나 하고 넘어가주세요. 제출은
②[제출자료]-[제출요청자료]에서 이루어집니다. 집계자료에서 생성된 문서들이 제출요청자료에 넘어와있는 걸 볼 수 있어요. 개수가 많을 땐 ③제목을 검색해주세요. 간혹 제출해야하는 데 목록에 뜨지 않는 경우가 있어요. 이건 누군가가 이미 자료를 제출했거나, 제출하는 중이기 때문일 가능성이 높아요. 그것도 아니라면 집계를 생성한 사람이 기관이나 담당자를 잘못 지정했기 때문일 수 있으니 전화문의 해보시기 바랍니다.
원하는 제목을 클릭하여 들어가면 다음과 비슷한 팝업창이 뜹니다. 입력 요령과 첨부 파일이 안내되는 창인데 공문에 모두 있는 내용이니 읽지 않고 닫으셔도 크게 상관은 없습니다.
자료입력 창이 뜨면 가장 아래에 있는
④[파일추가] 버튼을 클릭하여 제출해야하는 양식을 첨부해주세요. 보통은 엑셀파일인 경우가 많습니다. 양식은 공문에 첨부되어 있으니 그 파일을 다운 받아 작성하시면 돼요. 이때, 제출하는 문서의 앞머리에는 기관명을 명시합니다. 자료집계로 자료를 수합하는 사람의 입장에서는 굉장히 광범위하게 공문을 내리고, 또 여러가지 문서를 한번에 내려받아 수합해야하기 때문에 파일 이름이 같으면 덮어쓰기 되어버리는 불상사가 일어납니다...어느 학교에서 제출한 파일인지 알
수 있도록, 그리고 파일명이 같아 덮어쓰기 되지 않도록 꼭 파일명을 수정해주세요.
파일 첨부까지 완료하셨다면, ⑤[접수저장] 버튼을 클릭해주세요. 만약 작성하려고 보니 내가 담당자가 아니다! 하시면 그 옆에 [담당변경]버튼을 눌러 담당자를 재지정해주시면 됩니다.
접수 저장을 했다고 제출이 완료된 것은 아닙니다. 여기까지 했다면 내가 작성한 자료가 ⑥[제출대기자료]로 넘어간 걸 확인할 수 있습니다. 제출을 하지 않고 나중에 다시 들어와보니 [제출요청자료]에 검색이 안되는 경우에는 [제출대기자료]에서 확인해보세요.
여기에서 내가 첨부한 파일이 정상적으로 등록되었는지 한번 더 체크하고
⑦[내부결재] 버튼을 눌러주세요.
그러면 다음 화면처럼, 문서관리카드 기안 창이 뜰 거예요. 이 다음부터는 기안문 작성하듯이 내용을 채우셔서 결재를 올려주시면 됩니다! 이때, 자료집계는 제목이 자동 생성 되어요. 그러면 파일명 바꾸셨던 것처럼 제목 앞에도 기관명을 적어주세요. 그리고 마지막에는 '~제출'로 제목을 끝내시면 됩니다.
공문서 작성하는 방법은 아래 링크 참고해주세요.
자, 그럼 이제 제출이 된 것이냐? 아닙니다..ㅎㅎ 결재가 완료되어야 자료집계 담당자가 파일을 확인할 수 있습니다. 중요한 것은
자료집계는 제출할 수 있는 기한이 있는데, 그 기한 내에 결재가 완료되어야 제출됩니다.만약 아직 기관장의 결재가 떨어지지 않았는데 시간이 마감되었다면 자료를 제출하지 않은 것으로 처리됩니다. 그러니 기한이 촉박하다!! 몇 시간 안 남았다!! 하실 땐 분주하게 전화를 돌리셔야 해요...
제출이 되었다는 확실한 증거는, [자료집계]-[제출자료]-[제출완료자료]에서 조회가 되고, 제출일이 찍혀있으면 제출이 된 것으로 생각하시면 됩니다.
'자료집계'가 아니라 '메모보고'하라는 공문이 있어요. 이럴 경우 [자료집계]-[제출자료]-[제출요청자료]에서 제목을 클릭하여 들어가면 '제출방법'에 내부결재 대신 메모보고라고 적혀있답니다. 이것도 마찬가지로 접수저장을 할 거예요. 그런데 첨부파일을 넣는 게 아니라, 에듀파인 창에 직접 정보를 기입하는
형식도 있습니다. 아래 사진처럼 표가 삽입되어 있어요. 그 표를 채우시고 [접수저장]을 눌러주세요.
첨부파일을 넣는 경우도 있고 내용을 직접 채우는 경우도 있음
(다른 예시) 아래쪽에 서식이 들어있으므로 첨부파일 없이 서식을 채워 접수저장
그리고 [제출대기자료]에 들어가면 내가 작성한 내용이 다시 보입니다. [메모보고]버튼을 눌러봅시다.
이번에는 기안하는 창이 아니라
'메모 작성'창이 뜹니다. 기안 올릴 때처럼 제목을 작성해주시고, 과제카드 선택해주세요. 그리고 결재자가 아닌 '수신자'를 지정할건데요, 보통 학교의 경우 교감선생님이 수신자로 들어가고 교육청의 경우 장학사(관)가
들어갑니다. 기관마다 다르니 꼭 체크해주세요! 메모보고는 결재를 받아야하는 형식이 아니라 말 그대로 수신자에게 이렇게 제출한다고 보고만 하는 형식입니다. 그래서 본문 내용도 관련번호를 따거나 복잡하게 작성할 필요 없이 '다음과 같이 제출합니다' 정도만 적어주셔도 됩니다. (하지만 이것도 기관마다 스타일이 달라요...주변에 여쭤보세요 ^^)
작성이 끝났다면
[보고]버튼을 눌러주세요. 결재가 끝날때까지 기다릴 필요 없이 [제출완료자료]로 넘어간 걸 알 수 있습니다.
자료집계는 복잡한듯 하지만 익숙해지면 의외로 또 간단합니다. 게다가 메모보고가 생겨서 더욱 간소화 되기도 했어요. 혹시 제가 작성한 내용 중 잘못된 부분이 있으면 댓글로 알려주세요 ^^ 궁금하신 점도 댓글 남겨주시면 아는 선에서 답변 드리겠습니다.
